Der perfekte Empfang
15 Tipps für den besten Empfang in deinem Salon
Der Empfang oder die Rezeption stellt eine wesentliche Schlüsselrolle für deinen Salon sowie für den Erfolg deines Marketing-Konzepts dar.
Planity stellt dir in diesem Beitrag die TOP 15 mit praktischen und wertvollen Tipps zur Umsetzung und Optimierung für den besten Empfang in deinem Salon vor:
Begrüßung
Die Person, die den Empfang betreut, verkörpert den ersten Eindruck deines Salons. Dementsprechend sollte innerhalb deines Teams klar sein, wie die Begrüßung deiner Kundschaft ablaufen soll. Außerdem sollte der Empfang stets über alles Bescheid wissen - von den aktuellen Preisen und Aktionen bis hin zur derzeitigen Social Media-Aktivität.
2. Präsentation
Motiviere dein Team dahingehend, der Kundschaft aufzuzeigen, was das Salon-Team für sie tun KANN, ohne Fragen mit einem “Nein” zu beantworten. Sollte eine angefragte Leistung aus einem bestimmten Grund nicht möglich sein, stelle ein bis zwei Alternativen zur Auswahl.
3. Wartezeiten
Zu Stoßzeiten kann es immer vorkommen, dass mehrere Kund:innen am Empfang warten und parallel das Telefon klingelt. Hier gilt: Ruhe bewahren und die Reihenfolge beachten. Ein Kassiervorgang ist schneller erledigt als eine Beratung. Bitte die Kundschaft freundlich um ein wenig Geduld und versichere, dass du dich umgehend um sie kümmerst. Deine Telefonanlage kannst du so einrichten, dass Anrufe nach einer bestimmten Zeit zum Anrufbeantworter weitergeleitet werden, sodass du in einem ruhigen Moment zurückrufen kannst.
4. Überblick
Der Empfang bildet die “Kommandozentrale” des Salons und ein wichtiges Bindeglied zwischen Kundschaft und Team: einen guten Empfang zeichnet aus, stets das Wohlbefinden von Kund:innen, aber auch Teammitgliedern im Blick zu haben und im Interesse beider zu handeln.
5. Diskretion
So locker und entspannt die Atmosphäre auch erscheinen mag, vermeide pikanten Klatsch und Tratsch vor der Kundschaft und bewahre deine Professionalität. Das Risiko, dass du oder deine Mitarbeiter:innen bei deiner Kundschaft als “Waschweiber” verschrien werdet, ist sehr hoch und sicherlich nicht in deinem Interesse.
6. Körpersprache
Halte konstant Augenkontakt zu deinem Gegenüber, um dein aufrichtiges Interesse zu demonstrieren. Die optimale Körperhaltung in vier Schritten: Stehe aufrecht, halte den Brustkorb offen, den Kopf gehoben und lächle.
7. Tonfall
Achte darauf, dass deine nonverbale Kommunikation mit deinem Tonfall übereinstimmt. Reagiere stets freundlich und hilfsbereit, auch wenn deine Kundschaft mürrisch und aufdringlich ist. Einen sarkastischen oder aggressiven Ton solltest du in jedem Fall unterlassen.
8. Anrede
Begrüße und verabschiede deine Kundschaft möglichst beim Namen.
9. Zauberwörter
Die Verwendung der Worte “Bitte” und “Danke” machen den kleinen feinen Unterschied: Es klingt sehr wertschätzend, wenn du sie auf ihren Platz bittest und dich für ihren Besuch und ihre Treue bedankst.
10. Beratung = Hilfe
Die Kunst des Verkaufens ist es, deiner Kundschaft mit ihrem Anliegen zu helfen. Beim Bewerben eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Leistung gehe auf das Bedürfnis deines Gegenüber ein und zeige, dass du das Problem verstanden hast und die Lösung kennst. Im besten Fall kennt der Empfang neben Inhaltsstoffen und Wirkungsweisen von Produkten auch die Antworten auf die klassischen “W-Fragen” (Was, Wie, Wo, Warum,...?) von Kundenseite. Ist dies nicht der Fall, sollte dies offen kommuniziert werden und bei den Kolleg:innen eine Information eingeholt werden.
11. Zeitmanagement
Der Empfang verwaltet sowohl die Zeit der Mitarbeiter als auch die der Kundschaft. Somit sollte klar sein, ob und welche “Pufferzeiten” es zwischen Terminen geben darf, um Leerlaufzeiten und Terminchaos zu vermeiden. Zu diesem Zweck sollte das Buchungstool während der Geschäftszeiten geöffnet und zugriffsbereit sein.
12. Telefon-Knigge
Anrufe sollten möglichst zeitnah, idealerweise nach dem 3. Klingeln entgegengenommen werden. Halte deinen Online-Terminkalender mitsamt Kundendatei oder Papier und Stift für Notizen bereit.
13. Wertschätzung
Ein aufrichtiges Kompliment, begleitet durch die passende Geste, schafft Nähe und Verbindung. Bleibe ehrlich und suche bei deinem Gegenüber etwas, was dir wirklich gefällt: Die Farbe der Nägel, ein Kleidungsstück, ein Accessoire oder das Make-up.
14. Lächeln
Ob am Telefon oder im Salon - ein Lächeln transportiert sich hör- und sichtbar.
15 . Verabschiedung
In einem belebten Salon ist es einfach, nach dem Zahlungsvorgang zur nächsten Aufgabe zu springen, aber nimm dir die Zeit für ein Lächeln und ein Dankeschön an deine Kundschaft, bevor sie den Salon verlassen. Deute ein leichtes Winken zum Abschied an und gestalte den Moment des Abschieds so herzlich, dass deine Kundschaft sich schon auf ihren nächsten Termin freut.
Das geheime Marketinginstrument für deinen Salon
Neben dem Einsatz und der Verwendung der richtigen Produkte, Technik und der passenden Werbestrategie ist der Empfang eines der wichtigsten Marketinginstrumente, die dein Salon hat.
Planity empfiehlt dir, deine Mitarbeiter:innen dahingehend zu motivieren und zu instruieren, den Empfang als eine der wichtigsten Stationen innerhalb des Betriebs zu sehen, nämlich als Start- und Endpunkt des Kundenerlebnisses.