Die Relevanz einer guten Feedbackkultur
Wie du Feedbackgespräche führen und dadurch die Zusammenarbeit verbessern kannst
Nachdem wir im Artikel “Tipps für besseres Salonmanagement” über Konfliktmanagement und über deine Position als Salonkapitän:in gesprochen haben, geht es heute um die Relevanz einer guten Feedbackkultur. In diesem Beitrag erhältst du ein paar wertvolle Tipps, wie du deine nächsten Mitarbeitergespräche noch besser gestalten kannst. Und zwar so, dass deine Mitarbeiter:innen motiviert und mit wertvollen Erkenntnissen aus dem Gespräch herausgehen.
Bereite den Aufbau und Ablauf vor – gute Vorbereitung ist das A und 0
Wie in fast allen geschäftlichen Beziehungen gibt es auch für Mitarbeitergespräche bestimmte Regeln, die beide Seiten einhalten sollten, um einen konstruktiven Austausch zu ermöglichen. Nimm dir grundsätzlich für jede:n deiner Mitarbeiter:innen nicht nur bei konkretem “Redebedarf”, sondern in regelmäßigen Abständen eine Stunde Zeit. Wähle einen ruhigen, ungestörten Ort für das Gespräch und stelle sicher, dass euch keine Anrufe unterbrechen. In Vorbereitung auf den Termin solltest du die bisherige Arbeit und Leistung deiner Angestellten reflektieren. Mache dir dafür Notizen zu Erfolgen, Kritikpunkten und Verbesserungspotenzialen, um diese während des Gesprächs zur Hand zu haben. Motiviere deine Mitarbeiter:innen dazu, dies ebenfalls zu tun. Ob du deine Feedbackrunden im drei- bis viermonatigen oder im halbjährlichen Rhythmus stattfinden lässt, entscheidest du. Planity rät dir jedoch, mindestens zum Anfang, zur Mitte und zum Ende des Kalenderjahres zusammenzukommen, um gemeinsame Jahresziele festzulegen, zu kontrollieren und zu reflektieren.
Verstehe den Sinn und Zweck - Fordern und Fördern für den gemeinsamen Erfolg
Erkläre deinen Angestellten direkt zu Beginn des Gesprächs, weshalb dir das Gespräch wichtig ist und dass dir als Führungskraft viel an das Wohl des Teams liegt. Erkläre, dass du das Gespräch nutzen möchtest, um gemeinsam den bisherigen Weg sowie die Rollen für die zukünftige Zusammenarbeit zu definieren. Schaffe Vertrauen und nimm der Person vor dir den Druck von den Schultern. Sinn und Zweck einer funktionierenden Feedbackkultur ist die Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter:innen und somit auch deines Betriebs. Fragen, Wünsche und Kritikpunkte sollten von beiden Seiten offen, ehrlich und respektvoll geäußert werden dürfen. Lade deine:n Mitarbeiter:in zu Beginn des Gesprächs dazu ein, die derzeitige Stimmung im Betrieb aus eigener Sicht zu beschreiben und welches Optimierungspotenzial noch nicht genutzt wird. Analysiert gemeinsam eure zuletzt definierten Ziele und ob, beziehungsweise inwiefern, diese erreicht wurden. Stelle dich darauf ein, dass es durchaus vorkommen kann, dass dein:e Mitarbeiter:in eine völlig andere Meinung hinsichtlich der eigenen Leistung hat als du und sei darauf vorbereitet, ohne in eine vorwurfsvolle Haltung zu wechseln, Beispielsituationen aufzuzeigen und Verbesserungsvorschläge zu präsentieren. Diese können direkt von dir seitens der Kundschaft kommen. Versuche allerdings dabei keine Namen zu nennen.
Strahle eine wohlwollende und motivierende Stimmung in Hinblick auf das jeweilige Entwicklungspotenzial aus und sichere deine Unterstützung zu. Sollte dir trotzdem kein Verständnis entgegengebracht werden, mache erneut deutlich, dass dir gegenseitiges Einvernehmen und Geduld miteinander wichtiger ist als ein rasches Herbeiführen von Veränderungen. Sei offen für Gegenvorschläge und sollte sich eure Unterhaltung an einem bestimmten Punkt dennoch “festfahren”, schlage eine kurze Unterbrechung mit späterer Fortsetzung vor, damit sich die Gemüter beruhigen können und jede:r für sich kurz nachdenken kann.
Vergleiche den Ist- und Soll-Zustand für eine optimale Zielsetzung
Gelingt es dir, den Gesprächsverlauf wie oben beschrieben zu gestalten und mit deiner:m Mitarbeiter:in übereinzukommen, was die Vergangenheit und die Gegenwart anbelangt, formuliere deine Vorstellungen und Erwartungen hinsichtlich eurer zukünftigen Zusammenarbeit. Lasse Raum für die Wünsche deiner Angestellten. Speziell in Hinblick auf die Themen Gehaltserhöhung und Fortbildung können die Meinungen sehr stark auseinandergehen. Das ist völlig legitim. Solltest du dich nicht unmittelbar mit einem klaren JA oder NEIN äußern können, erbitte die Forderung überdenken zu dürfen und in einem Folgegespräch erneut zusammenzukommen. Somit schaffst du ganz diplomatisch und transparent Offenheit gegenüber einem Kompromiss und kannst die Forderungen und Wünsche deiner Mitarbeiter:innen in Ruhe auf ihre Realisierung prüfen. Unterscheide jedoch stets nach Zielen, die den Betrieb, das Team oder persönliche Ziele der Mitarbeiter:innen bezogen sind.
Bleibe zu jeder Zeit souverän und lass dich auch dann nicht aus der Ruhe bringen, wenn der angebrachte Ton unangemessen ausfällt. Gehe stets mit gutem Beispiel voran, spreche Lob aus, wenn es angebracht ist und spare an “falschem Lob”, wenn es nicht zutrifft. Lasse dein Gegenüber aussprechen und signalisiere durch Augenkontakt Offenheit und Aufmerksamkeit. Planity rät dir, das gesamte Gespräch über “Protokoll zu führen” und die Wünsche und Vorstellungen deines Gegenübers festzuhalten. Nach dem Gespräch unterschreibt ihr beide die vereinbarten Punkte und du archivierst das Dokument in der entsprechenden Personalakte.
Der Gesprächsabschluss ähnelt einem weiteren Neuanfang: Du hast die Bedürfnisse deines Teams erfahren und deine Erwartungen mit allen geteilt.
Noch ein Tipp: Bevor ihr aufsteht und auseinandergeht, kannst du noch einmal deine Dankbarkeit und Freude über die bisherige Zusammenarbeit und deine Vorfreude auf das gemeinsame Erreichen zukünftiger Ziele äußern.
Als Inhaber:in bist du das Vorbild für dein Mitarbeiter:innen. Eine gesunde Kommunikation und konstruktive Kritik ist die Basis eines erfolgreichen Unternehmens und hilft dir, gemeinsam mit deinem Team zu wachsen.